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Quem já não desejou ser um super-herói com o poder de controlar o tempo? Poder voltar e refazer algo de que se arrepende, poder acelerar e ver o resultado no futuro, ou simplesmente poder parar o tempo para ‘dar tempo’ de fazer tudo que você precisa…

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O fato é que não temos superpoderes e não adianta ficar desejando que o dia tenha 30, 40 horas. Até porque, convenhamos, você realmente quer mais horas para trabalhar, para entregar o relatório, para terminar o projeto?

A gente deveria desejar mais horas para curtir algo prazeroso e não para finalizar as tarefas do dia-a-dia. Já percebeu que o tempo passa depressa quando estamos concentrados em algo ou quando estamos curtindo muito alguma situação? E que quando estamos entediados, fazendo algo maçante, cada minuto parece uma eternidade…

Isto porque, apesar do dia ter as mesmas 24 horas para qualquer Ser nesta terra, a forma como cada um distribui suas tarefas e encara seu dia é que fazem a diferença.

A mágica para ser produtivo, eficiente e ter um dia ‘que rende’, envolve inicialmente duas habilidades que às vezes são olhadas com desconfiança: a organização e a capacidade de priorização. Uma pessoa organizada, não é uma pessoa chata, assim como uma pessoa que sabe priorizar, não é grossa só porque diz: “agora, não”.

A organização faz com que você consiga visualizar o todo e estabelecer o foco de atuação (importante: não existe pessoa multifocal, ela só faz bem uma coisa de cada vez e muda seu foco rapidamente, tornando-se extremamente produtiva). E a priorização é a capacidade de escolher de ordenar entre importante, urgente necessário e desejável; algo fundamental para conseguirmos estabelecer o que fazer e quando.

Sabe o que você ganha fazendo isto? Sensação de realização e bem-estar, saúde, além de tempo para fazer o que você realmente gosta. Reconhecimento e admiração (afinal, só algumas pessoas conseguem ser altamente produtivas, daquelas que você olha e pensa “como é que ela consegue fazer tudo aquilo? ”.

E você acha que é só fazer uma lista e no final do dia fazer uma checagem do que realizou? É. Simples assim.

Então, aqui vão algumas dicas para você começar. Afinal, organização é não é um dom, mas sim um hábito que pode ser adquirido com treino; E priorização é maturidade e compreensão de sua capacidade produtiva (apesar do seu chefe sempre falar que é tudo para ontem!!!).

– Defina que agenda vai usar: seu computador, no telefone, física, do jeito que quiser, e fique com ela. Não adianta começar uma agenda e ficar anotando milhões de outras coisas em post-its por aí. Centralize as informações que precisam ser acompanhadas. Eu sempre sugiro que você monte a primeira fisicamente para ter uma noção de como ficará a distribuição completa das tarefas. Use uma folha com os dias de uma semana inteira para começar.

– Monte uma lista de tudo que precisa fazer. Tudo mesmo, qualquer coisa que ocupe sua mente deve estar registrada.

– Comece marcando os compromissos na agenda, as coisas que já tem data e hora para acontecer. Pode ser uma reunião, a entrega de um relatório, etc.

– Depois, olhe a lista e defina o que é importante, urgente, desejável, rotina, etc. Na medida do possível, tente estimar quanto tempo leva para fazer cada coisa. Por exemplo: se tem um projeto, que leva 3 dias para ficar pronto, e você sabe que deve entrega-lo na sexta, não pode inicia-lo na quarta, pois não terá qualquer margem de manobra se algo acontecer.

– Utilizando esta gradação e o tempo estimado, procure distribuir as atividades ao longo da semana e veja como ficou. Ficou muito concentrado no início da semana, ou no final? Tem algum espaço livre? Etc.

– Procure se manter fiel a este planejamento (na medida do possível) e ao final do dia, faça a checagem de suas conclusões. O que não tiver conseguido finalizar, deve entrar na lista de amanhã como pendência. Se isto estiver ocorrendo com frequência, outras coisas podem estar ocorrendo (falta de conhecimento para realizar a tarefa, dispersão, falta de priorização, etc.).

Como gestor, sua lista ainda deve contemplar tempo para falar com a equipe, para checar andamento de projetos, e para incêndios e imprevistos que teimam em aparecer.

Com o tempo e uso desta prática, você vai aprimorando sua forma de fazer as coisas e como se organizar melhor.

Sua vida pessoal também ganha prioridade nesta lista, bem como a sua própria vida. Está cuidando de sua saúde, fazendo exercícios, jantando com a família, colocando as crianças para dormir, estudando algo novo, praticando algum hobby? Isto sim deveria ser parte da sua lista!

Agora tem uma coisa. A “agenda” organizada por si só não faz milagre, você precisa é mudar a sua forma de encarar as coisas. Se ficar só apagando incêndios ou se distraindo com um sem-fim de coisas da atualidade (e-mails, facebook, etc.), começando e parando tudo, toda hora, advinha se vai funcionar?

Agora que você já sabe que é simples, vai continuar achando desculpa para não fazer as coisas? A forma como você vai gastar o tempo e fazendo o que é uma escolha sua. Seja você o verdadeiro senhor do seu tempo e decida, de uma vez por todas, como você vai usar cada minuto de sua existência.

Abs, e não deixe de aproveitar a vida!

 

Sobre a autora:

Glaucia Miyazaki – parceira RH|PM

Sou executiva e Coach com mais de 17 anos de experiência profissional no chamado “Mundo Corporativo”, atuando em cargos de liderança e diretoria das áreas de Marketing, Vendas e TI de diversas empresas mercado. Publicitária formada pela ESPM/SP, Pós-graduada em Administração e com MBA em Gestão Empresarial pela FGV/SP. Vivenciei de tudo: de pequenas familiares a gigantes varejistas, de Entretenimento a Telecom, de Start-ups a falimentares, de serviços e de produtos, de organizadas as sem muitas regras…Tenho uma abordagem mais holística sobre a gestão e seu papel e sou conhecida pela forma franca e direta de me expressar. “Quando me pedem um feed-back, já vou logo perguntando: Com ou sem açúcar?”.

Além disto sou mãe (dois lindos meninos), mulher, esposa, estou trabalhando em um livro sobre Gestão e adoro cozinhar.

Crédito de Imagem: Pixabay